Marco Nessi - 16/06/2025
Tax News 30/2025 del 16.06.2025
Spese di trasferta dipendenti e professionisti: l’obbligo di tracciabilità si applica solo in Italia
Il Decreto Fiscale approvato dal Consiglio dei Ministri del 12 giugno 2025 (in attesa di pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale) ha corretto l’ambito applicativo delle nuove regole sulla tracciabilità delle spese di trasferta, introdotte dalla Legge di Bilancio 2025. Le novità si applicano a partire dal 1° gennaio 2025, con effetto retroattivo.
Il Decreto Legge approvato dal Consiglio dei Ministri in data 12 giugno 2025 (in attesa di pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale) ha finalmente risolto uno dei punti più critici emersi negli ultimi mesi in materia di trasferte di lavoro. Per effetto delle modifiche introdotte, l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti per poter accedere all’esenzione fiscale o alla deducibilità delle spese di trasferta è limitato esclusivamente alle spese sostenute nel territorio italiano.
La precisazione si è resa necessaria a seguito delle difficoltà applicative generate dalla Legge di Bilancio 2025, che aveva introdotto un obbligo generalizzato di utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili per tutti i rimborsi spese di trasferta, senza distinguere tra Italia ed estero. Questa novità aveva creato molti problemi per le aziende e i lavoratori, soprattutto in relazione alle trasferte in Paesi in cui l’utilizzo della moneta elettronica non è ancora così diffuso o addirittura non è consentito.
Il nuovo decreto chiarisce che, a partire dal 1° gennaio 2025 (con effetto retroattivo), i rimborsi per le spese sostenute dal dipendente per vitto, alloggio, viaggio e trasporto (es. taxi, noleggio con conducente) sono fiscalmente esenti solo se:
1) le spese sono state sostenute in Italia;
2) il pagamento è avvenuto con strumenti tracciabili (come bonifici, carte, assegni o App di pagamento conformi all’articolo 23 del D.Lgs. 241/1997).
Viceversa, nel caso in cui la trasferta venga effettuata fuori dal territorio nazionale, non è richiesto l’uso di strumenti tracciabili: in questo caso, i rimborsi rimangono esenti anche se il pagamento è avvenuto in contanti.
Questa distinzione risponde ad un principio di buon senso e tiene conto della realtà operativa delle trasferte internazionali, evitando penalizzazioni fiscali ingiustificate.
Il Decreto Fiscale ha uniformato l’approccio anche per gli esercenti arti e professioni. Pertanto, anche in questo caso:
1) le spese di trasferta sostenute in Italia sono deducibili solo se pagate in modo tracciabile;
2) quelle sostenute all’estero restano deducibili anche se pagate in contanti.
Per effetto di quanto sopra, di conseguenza, sono stati modificati gli articoli 54, 54-ter, 54-septies, 95 e 109 del TUIR, ed è stato abrogato l’articolo 1, comma 81, lettera b) della Legge di Bilancio 2025, che aveva esteso l’obbligo di tracciabilità ai professionisti senza distinguere il luogo in cui la spesa era stata sostenuta.
Come detto, le modifiche si applicano retroattivamente a tutte le spese sostenute dal 1° gennaio 2025. Questo significa che:
1) i rimborsi già effettuati per trasferte all’estero possono essere rivisti e, se erano stati considerati imponibili o non deducibili per assenza di tracciabilità, possono ora essere oggetto di conguaglio;
2) le aziende e i professionisti dovranno aggiornare le proprie procedure interne per distinguere correttamente, ai fini fiscali, le spese sostenute in Italia da quelle sostenute all’estero.
